Samarbetsavtal Skåne Nordost

Samarbetsavtal för samarbetskommittén Skåne Nordost med tillväxtmotorn Kristianstad/Hässleholm och EU-kontor Skåne Nordost, med tillhörande arbetsordning

Detta avtal är tecknat mellan kommunerna Bromölla, Hässleholm, Hörby, Kristianstad, Osby och Östra Göinge i nordöstra Skåne.

§ 1 Syfte och samarbetsformer

Kommitténs namn är Skåne Nordost, förkortat SKNO. Samarbetet utgår ifrån en gemensam vision 2030 ”Ett attraktivt och konkurrenskraftigt nordöstra Skåne, en tillväxtmotor i Södra Sverige”.

Skåne Nordost ska samarbeta utifrån överenskomna principer för samverkan

• I Skåne Nordost samverkar kommunerna inom prioriterade områden där vi når längre gemensamt än var kommun för sig.
• Skåne Nordost är vår gemensamma röst i dialogen med externa partners för att få en starkare påverkan.
• Vi tar gemensamt fram övergripande styrdokument.
• Vi tydliggör våra styrkor och utvecklingsbehov.
• Alla prioriteringsområden genomsyras av de horisontella principerna och bidrar till hållbar tillväxt.

Samarbetet bygger på att alla deltagande kommuner vinner – om inte vid varje tillfälle – så åtminstone över tid. Det krävs engagemang, mod, öppenhet, generositet och medvetenhet om att helheten är större än delarna och att vi är starkare tillsammans.

§ 2 Avtalstid

Detta avtal gäller fr om 2020-06-11 och tillsvidare.

Om någon av medlemmarna vill säga upp avtalet ska skriftlig begäran om detta ske till styrelsen senast den 1 januari året innan utträde önskas.

§3 Styrelsens sammansättning

Samarbetet ska ledas av en styrelse med två representanter för varje medlemskommun. Dessa ska representera såväl rådande politisk ledning som opposition. Medlemskommunerna företräds av kommunstyrelseordförande och oppositionsledare. Om ledamot är förhindrad att delta i möte, ersätts inte ordinarie ledamot.

Kristianstad kommun har permanent rollen som ordförande i samarbetskommittén och Hässleholm vice ordförande.

Kommundirektörer adjungeras till styrelsens sammanträde. Kommundirektörgruppen bereder ärenden till styrelsen.

§ 4 Presidium

Presidiet består av SKNOs ordförande och vice ordförande och en tredje kommuns KSO. Den tredje medlemmen tjänstgör i tvåårsperiod med start ojämna år, och kommer från en av övriga kommuner efter invånarantal och i fallande ordning. Ordförande i Skåne Nordost är tillika ordförande i presidiet.

Kommundirektörerna för de berörda kommunerna deltar som adjungerande.

§ 5 Styrelsens beslut

Styrelsen är beslutsför när minst hälften av ledamöterna är närvarande vid ett sammanträde. Beslut kan även fattas vid telefon- eller videokonferens eller vid behov per capsulam. Beslut fattas normalt i konsensus.

§ 6 Styrelsens arbetsformer

Styrelsen är ytterst ansvarig för att arbetet inom samarbetet Skåne Nordost drivs framåt och att mål och strategier genomförs.

Frågor som ska behandlas av styrelsen kan väckas av ledamot och/eller av kommundirektörsgruppen. Framställande av frågor ska ske i god tid inför styrelsemötena där kallelse utgår senast en vecka innan möte. Kallelse bör åtföljas av ärendelista och eventuella handlingar, så kompletta som möjligt. Presidiet godkänner dagordningen inför styrelsemötena.

Styrelsen sammanträder ca 6 gånger per år eller efter behov. Extra sammanträde kan kallas in av ordförande eller då minst tre styrelseledamöter begär detta. Presidiet sammanträder inför varje styrelsemöte och kan däremellan, vid behov, ha extra möten.

Kallelse, beslutsförhet, beslutsförfarande, protokoll, reservation, protokolljustering m m ska, i tillämpliga delar, gälla utifrån vad som i kommunallagen är stadgat för kommunstyrelser.

Samarbete sker inom de prioriterade områdena i Utvecklingsplanen. Samarbetet bygger på tydlig ansvarsfördelning och ett aktivt deltagande av medlemskommunerna. Närvarande ledamöter ska i stå stor utsträckning som möjligt ha mandat att besluta i ärenden, vilket kräver erforderlig förankring på hemmaplan inför styrelsemötena. I vissa frågor kan ett antal kommuner gå samman för att driva ett visst uppdrag/projekt. Samtliga kommuner behöver inte delta i alla uppdrag/projekt.

Visionen och målbilden ska efter beslut i styrelsen skickas till respektive kommuns styrelse för ställningstagandet om att ställa sig bakom dessa. Vision och målbild ska utarbetas i god tid och i bred samverkan för att ersätta gällande innan dess utgång. Styrelsen för Skåne Nordost fastställer därefter vision och målbild.

För det operativa arbetet tas en utvecklingsplan för mandatperioden fram som bidrar till vision och målbild för Skåne Nordost, där målsättning och inriktning upprättas och beslutas. Kommundirektörerna är ansvariga för framtagandet.

Vid ny mandatperiod då nya ledamöter oftast väljs in, ska dessa erbjudas en strukturerad och informativ introduktion i styrelsearbete och vilka förväntningar som finns. I samband med ny mandatperiod ska styrelsen ha en gemensam diskussion kring syfte med samarbetet samt förväntningar och krav på styrelsens ledamöter.

§ 7 Arvoden

Sammanträdesarvoden för styrelseledamöter ska betalas från respektive medlemskommun enligt respektive kommuns reglemente. Inget extra arvode från Skåne Nordost utgår för ordförande och vice ordförande.

§ 8 Kommundirektörsgruppen

Kommundirektörsgruppen består av de sex kommundirektörerna och träffas minst lika många gånger per år som styrelsen. Ordförandeskapet för kommundirektörsgruppen innehas av Kristianstads kommun och Hässleholm innehar viceposten.

Vid tillkommande av ny kommundirektör i gruppen ska hen erbjudas en strukturerad och informativ introduktion i gruppens arbete och vilka förväntningar som finns.

Kommundirektörerna godkänner den operativa organisationens utformning och uppdragsbeskrivning vilken ska vara ändamålsenlig för uppdragen. Ärenden till kommundirektörernas möten kan väckas av kommundirektörerna eller från arbetsgrupperna inom samarbetet genom utvecklingsledaren.

Kommundirektörerna har ansvar för att förankra samarbetets prioriteringar på hemmaplan liksom tillsätta personella resurser för genomförandet. Det finns inget exakt krav på hur mycket personella resurser respektive kommun ska tillsätta, men över tid ska alla kommuner bidra med tid och engagemang.

§ 9 Sekretariat

Kristianstads kommun har ett samordnande ansvar och tillhandahåller ett sekretariat som stöd till kommittén. Sekretariatet leds av en utvecklingsledare. Kristianstads kommundirektör ansvarar för det praktiska arbetet angående rekrytering av en ny utvecklingsledare, men samtliga kommundirektörer ska vara delaktiga i det slutliga valet av person.

Utvecklingsledaren har som ansvar att driva prioriterat arbete inom samarbetskommittén såsom att t ex samordna arbetsgrupper och projekt, hantera kallelser till styrelsen och kommundirektörsgruppen, sköta administration såsom ekonomi- och kanslifunktion.

Sekretariatet finansieras av den gemensamma budgeten för Skåne Nordost.

§ 10 EU-kontor Skåne Nordost och finansiering av projekt

Samarbetskommittén Skåne Nordost har en hög ambition att driva gemensamma utvecklingsprojekt som kan stärka möjligheten att nå visionen. Till sin hjälp att finna finansiering har Skåne Nordost ett gemensamt EU-kontor, placerat i Hässleholms kommun. EU-kontor Skåne Nordost har som främsta uppgift att vara behjälplig att hitta extern finansiering till projekt som samarbetet initierat. EU-kontor Skåne Nordost tar fram en egen strategi för sitt arbete vilken ska godkännas av styrelsen.

Hässleholms kommun ansvarar för rekryteringen av personal till EU-kontor Skåne Nordost vilken ska ske i samråd med kommundirektörsgruppen och utvecklingsledaren. EU-kontor Skåne Nordost finansieras av den gemensamma budgeten för Skåne Nordost.

Möjligheten finns för kommuner utanför Skåne Nordost att bli medlem endast i EU-kontor Skåne Nordost för att få ta del av hjälp och kompetens för att söka EU-finansiering. Ansökan ska ställas till Skåne Nordosts styrelse som beslutar om medlemskapet beviljas. Medlemskap i enbart EU-kontor Skåne Nordost avtalas i särskilt avtal mellan Skåne Nordost och berörd kommun.

Samarbetet Skåne Nordost ska sträva efter att ansöka om och genomföra projekt med alla kommunerna delaktiga. Dock finns inget hinder att 2-5 kommuner deltar i projekt inom Skåne Nordost ram. Projekt hos enskilda kommuner kan inte delfinansieras från Skåne Nordosts budget.

§ 11 Medlemsavgift och finansiering

Medlemsavgiften betalas årligen och faktureringen sköts praktiskt av sekretariatet. Medlemsavgiften för fullmedlemmar är f n 30 kr per kommun och invånare baserat på SCBs invånarantal i kommunerna vid årsskiftet före aktuellt verksamhetsår. Medlemsavgiften för kommuner endast anslutna till EU-kontor Skåne Nordost är 13 kr per kommun och invånare enligt samma beräkning som avgiften för fullmedlemskap. Medlemsavgiften ska ses över varje mandatperiod.

Medlemsavgiften ska faktureras ut till kommunerna senast den 31 mars det år medlemsavgiften avser.

Räkenskaperna granskas av revisionen i Kristianstad kommun.

§ 12 Kommitténs upplösande

Kommittén kan upplösas genom enigt styrelsebeslut. Vid upplösande av samarbetskommittén ska samtliga medel fördelas mellan medlemskommunerna enligt samma fördelningsprincip som tillämpas för medlemsavgifterna.

§ 13 Medlems in- och utträde

Ny medlem kan tas in efter enskild kommuns ansökan och inträdet och dess villkor beslutas av styrelsen.

Om mer än en kommun utträder ur kommittén upplöses den automatiskt. De återstående kommunerna har att pröva nya former för det interkommunala samarbetet samt fördela medel enligt § 12.

När en kommun utträder ska en ekonomisk avräkning ske så att eventuellt över- eller underskott kan fördelas mellan kommunerna.

Avgående medlem har ej rätt att återfå inbetalda medlemsavgifter, ej heller särskilt tillskjutna projektmedel. Skyldighet att betala medlemsavgifter gäller även under uppsägningstiden.

 

Avtalet är signerat av kommunalråden i de sex samarbetskommunerna